Inter entreprises: Prestations

Prévention de projet

Identifier et détecter, avant le lancement d’un projet, les points de tension, de malentendus, de désaccords.

La réussite du projet dépend de la manière dont on aura identifié les difficultés et écueils.

«Prévoir le pire pour rendre possible le meilleur»

Le médiateur, tiers neutre, aide à clarifier les domaines d’action grâce à des entretiens individuels et à la confrontation des points de vue.

Il va surtout permettre aux équipes de communiquer sur des difficultés connues, dans un moment calme et sans enjeu, et envisager des scénarios efficaces, en concertation, pour prévenir et limiter ces tensions couteuses pour l'entreprise.

En pratique

Entretiens Individuels

Après un BRIEF succinct du nouveau projet par son responsable, le médiateur a un entretien individuel et confidentiel avec chacun de ses acteurs:

Comment, lui, présente le projet.
Comment il définit son rôle dans ce projet.
Comment il définit le rôle de chacun dans ce projet.
Qui dépend de qui ? Selon lui.
Qui est en charge de quoi ? Selon lui.
Quelles sont, pour lui, les forces et les faiblesses du projet.

Ce sont des entretiens très courts (pas plus d’une demi-heure).

Ce sont des entretiens confidentiels. Rien de ce qui est dit ne pourra être utilisé en réunion plénière.

Analyse des points de vue

Une fois ces auditions réalisées, le médiateur va établir un document de travail rassemblant toutes ces informations, soulevant les contradictions, les éléments qui lui semblent importants à éclaircir, …exposant les points forts ET les points faibles.

Réunion plenière

Le médiateur réunit l’ensemble de l’équipe lors d’une réunion plénière.

C’est à cette étape, par le jeu tout simple du questionnement, que les compétences et les responsabilités de chacun vont être clairement définies, le lien entre les personnes, leurs dépendances… on précise et clarifie.

Mais surtout à cette étape on envisage les difficultés et c’est la grande force de cet outil.

Le rôle du médiateur est de confronter les équipes à des problèmes très concrets, dans un moment sans enjeu, sans pression, sans impératif de temps.

Ces questions porteront sur les fragilités qu’aura décelées le médiateur, lors de son analyse.

"Mes équipes me demandent d’engager une nouvelle personne mais elles ne sont pas d’accord sur le profil."

"On aimerait intégrer un nouvel outil pour la prochaine production, mais n’est-ce pas risqué de changer un outil que les équipes maîtrisent ? Comment arbitrer le mieux possible ?"

"À chaque production les équipes sont éprouvées par les rendus, les deadline, les crunch… comment mieux s’y préparer et désamorcer les tensions ?"

"Je voudrais ouvrir une nouvelle filiale est-ce judicieux ?"

"Ma société a grandi, je réorganise les équipes et dédouble des postes. je veux le faire de manière concertée: un tiers impartial pourrait être un atout"

En synthèse

Etre confronté à des problèmes lorsque tout va bien, c’est apprendre à se parler sur des sujets difficiles, avec le bon langage.
C’est savoir trouver le bon interlocuteur, être rapide et efficace.
C'est clarifier des zones d'ombre par des entretiens individuels confidentiels.
Créer un lien positif qui sera fort utile dans les moments de pression.

Il y aura, bien sûr, des problèmes que le médiateur n’aura pas soulevés, mais le mécanisme de la prévention de projet aura établi une structure, un processus, un lien entre les personnes, une logique de communication qui au moment venu seront un atout pour trouver des solutions efficaces rapidement.

Cette anticipation très structurée, actant des grands principes, en équipe, sera fort utile lorsque les plannings se tendront et que les équipes seront soumises à des pressions croissantes.

La médiation de projet peut apporter, par exemple, de vraies réponses au problème de "crunch" dans le jeu vidéo, qui éprouve les équipes lorsque la pression et le rythme s’intensifient, à l'approche de la dead line d'une production.